Meningkatnya Permintaan Untuk Pelayanan Event Management Profesional

Badan Pengetahuan Pengelolaan Proyek Event telah dibangun menggunakan pengalaman para pengelola event berkeliling dunia selama bertahun-tahun. Tugas dan teknik-tekniknya telah dijumlahkan dan diukur untuk menghasilkan panduan yang menjadi standar bagi para pelaksana di bidangnya. Sebagai pengelola dalam proyek lainnya-berdasarkan usaha, pengelola event harus mengawasi semua wilayah event dari ide awal hingga akhir penutupan dan penyelesaian. Jalani rencana harian di lap tangan dan tulislah daftar di atas kertas. Kehilangan fokus atau sebuah kesalahan di wilayah manapun dapat menimbulkan masalah-masalah serius tak lain yang berhubungan dengan kerugian.

Ada pula pertumbuhan kebutuhan dari kelemahan dan keadaan untuk dipertanggungjawabkan. Oleh sebab itu, proses pengelolaan proyek memungkinkan pengelola event untuk menyediakan usahanya, pemerintah atau organisasi penderma dengan dokumentasi untuk proses logistik dan keuangan. Proses tersebut termasuk struktur laporan tugas termasuk analisis risiko, penjadwalan, dan rencana penetapan biaya. Sebuah pendekatan yang sistematis kini diperlukan karena event-event kini memiliki bagian utuh dari usaha bagi seluruh jenis organisasi. Semua orang harus mengetahui apa yang harus mereka lakukan, saat mereka harus melakukannya dan organisasi harus mengetahui berapa biaya yang akan diperlukan.

Perencanaan dan pelaksanaan harus mandiri dari setiap individu. Penggunaan istilah umum sepanjang event dengan seluruh campur tangan memungkinkan komunikasi yang efektif dan dasar yang jelas bagi pengambilan keputusan. Dokumentasi pengelolaan proyek memberikan keadaan yang dapat dipertanggungjawabkan secara penuh pada pemegang saham di event manapun. Hal tersebut juga memungkinkan pandangan yang jelas dari prosesnya bagi klien. Melaksanakan metodologi seperti itu digunakan para pemimpin dalam industri menghasilkan para staf dan tenaga sukarela, sebuah pemahaman yang jelas terhadap tanggungjawab mereka dan pandangan bagaimana mereka melaksanakan tugas yang besar. Bonus bagi mereka yang bekerja dengan sebuah organisasi yang menggunakan proses pengelolaan proyek secara sistematis berarti mereka dapat memindahkan keahlian yang dipelajari dengan usaha keras.

Beberapa jenis oragnisasi seperti Meeting Planners International, the Canadian Tourism Council, dan the International Special Events Society terlibat dalam sertifikasi para pelaksana event.
Sebuah event mempunyai daur hidup  yang dimulai dari sebuah ide atau konsep dan bergerak cepat untuk dirancang dan dilaksanakan. Karena berkembangnya hal tersebut, pengelola akan berubah dan akan mengalihkan pusat perhatian. Perubahan apapun yang akan terjadi event akan dibutuhkan untuk tetap taat pada pengaturan yang mendesak oleh klien atau pemegang saham. Beberapa hal mendesak tersebut termasuk pengembalian pada investasi, mencapai pemasaran, pengumpulan dana atau komunikasi secara objektif.

Sebuah rencana yang tertulis membantu dalam pembentukan event. Ini bisa saja sepanjang satu halaman atau dapat memenuhi tiga ring map. Itu tidak dipahat di batu tetapi lebih kepada sebuah dokumen yang dapat diingat selalu yang mengubah sebagaimana perputaran hidup mengalami perkembangan. Menjaga arus perputarannya adalah sangat kritis bagi komunikasi yang akurat dengan para klien, penjual keliling, dan pengunjung.

Proses pengelolaan proyek yang digunakan bagi IT tidak secara langsung dapat dipindahkan tetapi ada beberapa alat yang dapat memungkinkanseorang pengelola event untuk mengenali dan mengelola elemen-elemen utama. Prosesnya bisa dibentuk untuk menyesuaikan dengan event, klien, dan tim pengelolaan event. Kini, perusahaan merancang ulang pada struktur tugas grup yang gesit, dan harus melakukan lebih dengan pengurangan juga lebih baik untuk mampu merespon pada perubahan.

Panduan pola dan dokumentasi bisa membantu pengelola event memperoleh elemen-elemen seperti sasaran, pendangan, kesempatan,  rincian tugas, anggaran, pemegang saham, dan kekuasaan penandatanganan.

Berikut ini adalah beberapa elemen utama dalam proyek event management  :

1. Struktur Laporan Event : Ini adalah sebuah metoda untuk mendirikan sasaran dan objek para klien, struktur organisasi, dan memberikan maksud yang jelas dari kebutuhan-kebutuhan event tersebut.
2. Struktur Laporan Kerja : Ini adalah sebuah proses mengurangi kerumitan proyek menjadi unit-unit yang lebih kecil dari pekerjaan yang dapat diatur dengan mudah.
3. Perkembangan Jangkauan : Event dapat secara diperluas atas rencana semula. Pengelola event harus memonitor secara rutin aktivitas dan pembelanjaan di atas rencana dan berkomunikasi dengan klien berkenaan terhadap kemungkinan yang terjadi dan pengaruh dari perubahan.
4. Kemasan pekerjaan : Jangka waktu ini menunjuk pada pengelompokkan dari tugas-tugas rekan kerja. Sebuah pengemasan dokumen pekerjaan dapat diadakan pada suatu sub-grup atau vendor dan hanya memberikan informasi yang penting untuk melengkapi tugas-tugas bersama. Ini memungkinkan komunikasi yang jelas dan proses kerja yang lebih efisien.
5. Rincian : Sebuah rincian bagi setiap tugas harus diperkirakan dan Gantt chart atau bar chart bisa dibuat untuk memonitor kemajuan aktivitas. Suatu jalur kritis dengan tugas yang kritis dan hari yang penting harus didirikan untuk meyakinkan suatu pelaksanaan event yang sukses.  

Manfaat dari penggunaan proses pengelolaan proyek adalah dapat digunakan untuk seluruh event dan bagi wilayah perseorangan. Ini juga memperlihatkan profesionalisme dan membantu untuk meyakinkan kesuksesan.



********

Kami menyediakan Software Event Attendance System atau Sistem Registrasi Undangan yang bisa digunakan pada berbagai macam event seperti event product launching, event seminar, event gala dinner, event konser musik, resepsi pernikahan dan berbagai event lainnya. Software Event Attendance System yang kami kembangkan menggunakan teknologi Barcode untuk memaksimalkan kinerja dari sistem tersebut.

Event Attendance System sendiri terdiri dari Software Registrasi Undangan, Barcode Printer, Barcode Scanner, Operator dan Plasma TV. Apabila Anda belum memiliki aspek pendukung diatas jangan khawatir kami menyediakan jasa penyewaan Event Attendance System sehingga Anda tidak perlu repot menyediakan aspek pendukung diatas, mulai dari Hardware, Software sampai ke Human Resources nya kami sediakan.

Untuk informasi lengkap mengenai Jasa Sewa Event Attendance System dapat menghubungi Kami melalui :

Contact Person : Ibu Rindu Hermawati
Phone / SMS    : 021-97540509
Fax                  : 021-87708561
e-mail              : rindu@aldhiya.com
BBM                : 315CF8E9