Monday, December 30, 2013



Kehidupan adalah suatu puncak dari berbagai event yang direncanakan atau tidak terencana. Fokus utama saya adalah pada event-event yang Anda ketahui dan di mana Anda mengawasi apa yang terjadi. Menghadiri beberapa event di dalam hidup saya, berkisar dari pesta-pesta, pernikahan, peluncuran perusahaan, kompetisi , dll, saya telah melakukan beberapa pengamatan terhadap beberapa hal yang harus saya perhatikan untuk membuat event Anda luar biasa.

Saya juga mencatat beberapa hal yang menjadi pusat perhatian orang-orang yang akhirnya secara keseluruhan berada di urutan di bawah rata-rata. Orang-orang umumnya lelah terhadap event-event yang biasa saja menurut pergerakan mereka, saat gerakan dari satu panggung menuju kegiatan lainnya terlihat seperti siksaan atau sesuatu yang tak pernah direncanakan sama sekali. Kami semua bukan spesialis pengelolaan event tetapi setelah ini Anda akan mampu meninjau sebuah event secara objektif.

1. Perencanaan Detil - Perhatikan baik-baik pada hal-hal detil - 

Event tidak hanya diselenggarakan ketika Anda menentukan tanggal/ hari. Beberapa hal tak akan berada di tempatnya karena Anda sangat ingin mengelolanya. Hal ini memakan waktu berjam-jam untuk merancang, meninjau, meninjau ulang, mengubah, dll. Kegagalan dari event manapun biasanya sangat erat pada kurangnya hal-hal detil pada perencanaannya. Satu tanda sederhana untuk sebuah gaun pernikahan memungkinkan  untuk menunda pernikahan selama 2 jam. Kesempatan tak harus disiakan-siakan. Ini harus masuk akal di atas kertas terlebih dulu sebelum Anda dapat mewujudkannya secara nyata. Jika tim perencana tak bisa membayangkan bagaimana event itu akan terjadi maka kemungkinan besar dari  persoalan-persoalan penting sedang dialihkan atau terlupakan. Ikuti catatan dan tandai sambil Anda mengerjakannya.

2. Membuat Anggaran - Jika tak dianggarkan mengapa menggunakannya? - 

Apakah hal terbaik adalah dana yang Anda miliki untuk bertemu dengan semua tujuan? - Salurkan dana Anda pada bagian-bagian kritis terlebih dulu. Adalah tidak bijak menghabiskan uang pada hal yang pertama Anda pikir adalah sebuah hal penting bagi event tersebut. Suatu anggaran harus dibuat hati-hati dengan gambaran analisis secara keseluruhan dalam pikiran. Mulai dari hal yang paling penting terlebih dulu. Sebuah fungsi memerlukan beberapa sendi-sendi penting berikut ini : Sebuah tempat, makanan, hiburan, Pembawa Acara yang luar biasa. Masalah anggaran sangat berkaitan dengan perhatian terhadap hal-hal detil. Anggarkan bahkan untuk barang-barang yang sepertinya sepele. Jika memungkinkan, ajak beberapa sponsor untuk menyediakan beberapa barang. Saat sebuah sponsor membawa produk-produk mereka, diskusikan dan setujui di awal terhadap apa yang diharapkan oleh para sponsor.

3. Sumber Daya manusia - Cari orang yang tepat di bidangnya - 

Apakah Anda memiliki orang-orang yang ahli mengelola masalah-masalah utama sebagai contoh makanan, hiburan, pembawa acara (bebas, periang, penuh kegembiraan),dll. Anda butuh orang-orang yang berpengalaman dalam pengelolaan event di tim perencanaan Anda. Anda juga perlu memberikan pujiaan atas hasil kerja tim dengan jalan penyedia pelayanan terbaik yang memiliki portofolio dan pengalaman. Anda tidak bisa menanti keajaiban jika Anda tidak bersungguh-sungguh mempekerjakan penyedia pelayanan yang kompeten. Memasuki suatu ketentuan persetujuan pelayanan di mana telah jelas apa yang masing-masing organisasi dan perseorangan harapkan dan juga apa yang Anda harapkan sebagai pemilik atau pembawa pandangan dari event tersebut. Kedua sisi penawaran harus bertemu pada ... Jika Anda tak dapat mengatur sebuah event, sewalah seorang perencana event dan kemudian hubungi sebuah event organizer untuk menyelenggarakan hari yang Anda rencanakan.

4. Buatlah Sebuah Daftar Tamu - Kirim Undangan - 

Kadang-kadang undangan para tamu ditinggalkan hingga satu minggu sebelum event tersebut yang sangat kurang menghargai waktu orang lain. Anda harus sadar secepatnya bahwa Anda berhubungan dengan orang-orang yang juga merencanakan kehidupannya, beberapa di antaranya setahun ke depan. Tentukan sasaran pengunjung Anda dan undang mereka. Beberapa event yang baru saja dibuka bagi semua orang biasanya mempunyai kejutan, walau Anda melihat begitu banyak orang datang dan berebut ke beberapa sumber atau Anda menggunakan ribuan dan pecahan dolar dari para pengunjung. Apa yang tersisa? Kartu undangan Anda atau iklan harus mencantumkan detil penting yang memerhatikan event tersebut ; tanggal, waktu, tempat, biaya (jika ada), dress code, petunjuk arah (peta jika tersedia) dan detil RSVP tepat yang bisa melalui email atau telepon apapun yang para tamu undangan ingin gunakan. Terkadang Anda perlu menelepon para undangan karena beberapa tak cukup teratur untuk mengonfirmasi partisipasi mereka tanpa menyelidiki lebih lanjut. Jadilah salah satu yang teratur.

5. Komunikasi adalah hal penting - terutama dengan para penyedia pelayanan - 

Hubungi mereka setiap saat untuk memeriksa kemajuan pekerjaan mereka. Lihat jika Anda tak mungkin bisa membantu mereka dengan berbagai cara. Beberapa dari mereka berjuang untuk mengisi bahan bakar kendaraan mereka agar dapat menyelesaikan pekerjaan mereka dengan menakjubkan. Mereka mungkin malu untuk menyebutkannya namun Anda ambil inisiatif dan bertanya “Apakah hal itu yang bisa menghalangi atau memberhentikan Anda dari pelaksanaan tugas-tugas Anda dengan luar biasa di event ini?” Jika Anda adalah kooordinator event dan perencana maka Anda perlu menjaga hubungan komunikasi yang terbuka dengan para pemegang saham (para undangan, pemilik event, penyedia pelayanan). Komunikasi yang transparan lebih baik dari pada beranggapan.

6. Program acara -  menentukan jalannya event - 

Periksa untuk mengetahui apakah semua orang memiliki versi yang sama dari program acara tersebut. Sebuah program acara akan menentukan hal apa dan berapa banyak yang telah digunakan. Ini untuk menghindari kebosanan di dalam event tersebut yang bisa mengarahkan orang-orang pergi bahkan sebelum event itu mencapai sasarannya. Tanpa sebuah program acara Anda akan membuat para tamu undangan ke dalam kebosanan. Program acara Anda harus memiliki tanda kemajuan event yang jelas puncak dan akhir dari event. Pengamatan umum adalah para undangan tak seharusnya memiliki hal-hal detil namun sebuah pergerakan umum. Hal-hal detil tersebut harus berada ditangani oleh panitia, para penyedia pelayanan, pembawa acara dan pengelola event. Bekerja terhadap penghapusan jurang pemisah di hari penyelenggarannya. Pembawa acara penting untuk menciptakan suasana kegembiraan secara berkelanjutan meskipun beberapa hal khusus mungkin saja keluar jalur. Dia adalah penyamar bagi kesalahan yang mungkin terjadi di perlengkapan, dll.

7. Pemilihan tempat – pastikan itu sesuai – 

apakah tempat tersebut sesuai untuk jenis event yang Anda laksanakan? Sudahkah dipesan atau dibayar? Apakah Anda memiliki kontrak penyewaan dari tempat ini dalam kertas tertulis aspek-aspek apa saja yang Anda bisa pakai atau tidak? Apakah Anda membawa tenda Anda sendiri atau ada komponen yang sudah termasuk dalam biaya tempat. Tempat Anda memiliki cara dalam membuat kesan pada para pengunjung atau tamu undangan mengenai kualitas dan keseriusan dari pertemuan tersebut. Tempat adalah salah satu elemen yang sangat penting dari sebuah event atau Anda tak akan menyelenggarakan event sama sekali. Saat tempat ini aman, Anda hampir memiliki jaminan semua hal akan sesuai dan berada di sekitar perubahannya. Dapatkan hak (kontrak) tertulis , pahami persyaratan ketentuan tempat tersebut sebagai contoh Anda tidak dapat mengadakan festival musik di dalam sebuah lingkungan pemukiman yang memiliki ketentuan ukuran suara (desibel).

8. Makanan dan Minuman – apakah Anda memiliki makanan yang cukup bagi para tamu undangan?

Jika Anda tahu bahwa makanan tidak akan cukup Anda harus mencantumkannya di undangan Anda sebagai contoh “Bawalah kartu untuk ijin masuk. Anak-anak dilarang masuk,” dll. Selalu pastikan bahwa makanan disiapkan pada hari pelaksanaan event, beberapa jam sebelum event dimulai. Saya punya pengalaman pribadi tentang makanan yang terkontaminasi di event besar seperti yang belum pernah saya alami keragu-raguan tentang makanan.

9. Seluruh tujuan harus jelas – apakah tujuan untuk menghibur, mengajarkan, memotivasi, memberi kesiagaan? 

Apa yang sesungguhnya Anda inginkan untuk mengumpulkan orang-orang? Sampai poin ini jelas, Anda tak akan tahu apa yang didahulukan. Semua akan terasa sangat penting baik itu hal pokok atau hal kecil Anda. Tujuan keseluruhan adalah apa yang akan dikerjakan setiap tim atau penyedia pelayanan. Tujuan ini yang kita ukur seberapa sukseskah sebuah event. Penting untuk memastikan setiap elemen penting dari event disiagakan secara penuh dari pandangan dan tujuan jikalau tim tersebut mengambil arah yang berbeda.

10. Berapa banyak publikasi telah dilakukan untuk mempromosikan? 

Ini bergantung pada jumlah para undangan yang dibutuhkan atau diharapkan. Anda tidak bisa menggunakan media seperti radio dan TV untuk fungsi pribadi  bagi para tamu undangan. Itu akan menjadi hal yang terbuang percuma. Bagaimanapun Anda dapat menggerakkan orang-orang lebih cepat dan lebih gesit dan menyebrangi tempat-tempat geografis mengitari ribuan kilometers menggunakan cara baru dari publikasi seperti e-marketing. Itu adalah pendirian dan langkah-langkah publikasi Anda ambil yang akan lebih meningkatkan keperluan kesiagaan. Adalah hal yang sangat sia-sia untuk mengadakan event sekelas dunia yang orang-orang tak pernah tahu tentang apa.

********

Kami menyediakan Software Event Attendance System atau Sistem Registrasi Undangan yang bisa digunakan pada berbagai macam event seperti event product launching, event seminar, event gala dinner, event konser musik, resepsi pernikahan dan berbagai event lainnya. Software Event Attendance System yang kami kembangkan menggunakan teknologi Barcode untuk memaksimalkan kinerja dari sistem tersebut.

Event Attendance System sendiri terdiri dari Software Registrasi Undangan, Barcode Printer, Barcode Scanner, Barcode Printer dan Plasma TV. Apabila Anda belum memiliki aspek pendukung diatas jangan khawatir kami menyediakan jasa penyewaan Event Attendance System sehingga Anda tidak perlu repot menyediakan aspek pendukung diatas, mulai dari Hardware, Software sampai ke Human Resources nya kami sediakan.

Untuk informasi lengkap mengenai Jasa Sewa Event Attendance System dapat menghubungi Kami melalui :

Contact Person : Ibu Rindu Hermawati
Phone / SMS     : 021-97540509
Fax                   : 021-87708561
e-mail               : rindu@aldhiya.com
BBM                 : 315CF8E9